До конца 2025 ещё есть время: как зафиксировать стоимость подбора персонала до налоговой бури 2026 года с Вахта.ру

В 2026 году налоги, реклама и услуги подрядчиков подорожают, а расходы на подбор персонала могут вырасти на десятки процентов. В этом материале мы по шагам разбираем, как компаниям зафиксировать более выгодные условия уже сейчас, перестроить работу с подрядчиками и использовать возможности Вахта.ру, чтобы не переплачивать за массовый рекрутинг в новом налоговом режиме.

Автор-эксперт: Дарья, директор продукта Вахта.ру. Опыт: массовый подбор, развитие HR-Tech и Digital-продуктов; Билайн, Lingualeo, Ventra Go, Wildberries, Ozon.

Экспертный слой подготовлен: 04.06.2026

Комментарий автора-эксперта

перед выездом на объект нужно получить понятные реквизиты работодателя, формат оформления, график, условия оплаты, проживания и дороги. Устные обещания не заменяют документы.

Рост налогов неизбежен, но есть нюансы

Если ваша компания, как и большинство работодателей, закладывает бюджет на подбор персонала в первом квартале 2026 года, вы уже, скорее всего, увидели в планах рост затрат на +30–47%. И дело не только в том, что подрядчики на УСН начинают попадать под НДС, а общее фискальное давление на бизнес продолжает расти.

Ниже разберём, откуда берётся удорожание, почему именно 4 квартал 2025 года — одно из последних «окон» для смягчения удара по бюджету, и как вы можете организовать массовый рекрутмент и поиск сотрудников на условиях 2025 года, в том числе через цифровые HR-решения и платформу Вахта.ру.

Поиск и первичный отбор кандидатов, обзвон соискателей, работа контакт-центра — все эти процессы всё ещё можно выстроить по льготным ставкам 2025 года для разработчиков ПО из реестра Минцифры.

Зачем готовиться заранее

Налоговая реформа 2026 года — это не точечная правка НК, а системная смена фискальной политики государства, вызванная внешними и внутренними шоками. Под влияние попадает вся цепочка подрядчиков в HR-контуре: от платформ по поиску работы до кадровых агентств и контакт-центров. Каждый участник рынка будет перекладывать рост своих расходов на конечного заказчика — работодателя.

В этой статье на простых примерах покажем:

как формируется удорожание услуг по рекрутингу и поиску персонала;

почему октябрь–декабрь 2025 года — один из последних периодов, когда можно зафиксировать более мягкие условия;

какие шаги уже предпринимают компании первого эшелона и как использовать похожую логику в связке с Вахта.ру.

Налоговая реформа: не только НДС

Комплекс мер и их влияние на HR-затраты

Когда обсуждают налоговую реформу 2026 года, чаще всего ограничиваются фразой «поднимают НДС». Но это только видимая часть айсберга. Реформа растянута на период 2026–2028 годов и включает целый пакет изменений, которые в сумме меняют экономику подбора персонала для бизнеса.

Что меняется с 1 января 2026 года.

1. Повышение НДС до 22%

Базовая ставка НДС увеличивается до 22%. Это автоматически удорожает все услуги, облагаемые НДС: от размещения вакансий на job-сайтах и платформах поиска работы до рекламных кампаний в соцсетях и на тематических площадках.

2. Рост страховых взносов

Для IT-компаний, HRTech-сервисов и digital-подрядчиков страховые взносы вырастут с 7,6% до 15% — фактически почти вдвое. Это критично, потому что к этой категории относятся многие технологические решения, которыми пользуются HR-команды: платформы рекрутинга, сервисы лидогенерации, операторы рекламных данных, контакт-центры и др.

3. Сокращение льгот для российского IT-сектора

Режим сниженной налоговой нагрузки для IT-компаний постепенно сворачивается. Себестоимость услуг digital-подрядчиков растёт, а вместе с ней — ставки на всех этапах рекрутинговой воронки: от привлечения кандидатов до их обработки и сопровождения. Это касается и тех решений, с которыми интегрируются платформы вроде Вахта.ру.

4. Налог на рекламу 3% и обязательная маркировка

Налог на рекламу в размере 3%, введённый в 2025 году, продолжит действовать, дополняясь новыми требованиями по маркировке и отчётности. Это дополнительная административная и финансовая нагрузка на всех, кто использует рекламу для привлечения соискателей.

С 1 сентября 2025 года операторы связи обязаны маркировать звонки от компаний. Стоимость маркировки для бизнеса — от 0,3 рубля за звонок (без НДС). Любой массовый обзвон кандидатов, в том числе из контакт-центров, становится ощутимо дороже.

5. НДС для компаний на УСН

Организации с доходами свыше 20 млн рублей по итогам 2025 года в 2026-м столкнутся с обязанностью платить НДС. В зоне риска — тысячи подрядчиков: кадровые агентства, небольшие контакт-центры, партнёрские сети. Чтобы сохранить бизнес, они будут вынуждены пересматривать прайс-листы.

Главное: изменения достанут всех

Нагрузка растёт у всех: у рекрутинговых платформ, у кадровых агентств, у контакт-центров, у рекламных операторов. В HR-контуре не останется участника, которого бы не затронули либо новые налоги, либо рост операционных расходов.

Расходы на подбор персонала будут расти по всей цепочке

Дорожают каналы, зарплаты и услуги

Реформа не выглядит как единоразовое повышение ставки. Это запуск каскада изменений, в результате которого каждый участник цепочки подбора персонала пересчитывает свою экономику и повышает цены.

Типичная структура затрат на массовый подбор в крупной компании выглядит так:

job-платформы и сервисы поиска работы (например, HeadHunter, Авито Работа, Зарплата.ру, Вахта.ру) — размещение вакансий, доступ к базе резюме, лидогенерация;

кадровые агентства (обычно 3–5 подрядчиков) — закрытие сложных и массовых позиций;

контакт-центры — исходящие звонки кандидатам, приглашения, первичная квалификация;

таргетированная реклама (VK, Яндекс и специализированные площадки) — привлечение трафика;

операционные расходы — зарплаты HR, сорсеров и рекрутеров, аренда, коммунальные платежи и пр.

Почему дорожает всё одновременно

Налоговая реформа 2026 года, по сути, равномерно накрывает весь рынок рекрутинга:

где-то растут прямые налоги;

где-то — фонд оплаты труда и стоимость капитала;

почти везде — медиазатраты и стоимость привлечения заявок.

Даже те подрядчики, которых формально не задевают отдельные положения реформы, сталкиваются с ростом базовых издержек: инфляция подталкивает зарплаты вверх, аренда дорожает, стоимость заёмных средств находится на исторических максимумах, медиаинфляция ускоряется.

Все эти компоненты в итоге транслируются в цену за каждую единицу услуги в HR-контуре.

Макроэкономическое давление: цифры, которые нельзя игнорировать

Ключевая ставка ЦБ на момент подготовки материала — 16,5%. Это означает:

дорогой кредитный ресурс;

высокую стоимость оборотного капитала;

дополнительную нагрузку на операционные бюджеты поставщиков услуг.

Инфляция на 2025 год оценивается в диапазоне 6–7% с возможным возвратом к 4–5% только к концу 2026 года. Но сотрудники ориентируются не на пресс-релизы ЦБ, а на цены в магазинах, поэтому их ожидания по росту зарплат традиционно выше официальных показателей.

Параллельно усиливается дефицит массового и линейного персонала: демографическая яма и низкий уровень безработицы создают конкуренцию за каждого кандидата. Как мы подробно анализировали в материалах про массовый подбор в 2026 году, стоимость привлечения соискателя уже сейчас растёт и будет расти дальше.

Совокупный эффект

Если сложить влияние налоговой реформы и макроэкономики, картина выглядит так: то, что в 2025 году стоило условные 100 млн рублей, в 2026-м вполне может обойтись в 130–150 млн. И это не драматизация, а прямое следствие уже принятых решений.

Октябрь–декабрь 2025: окно возможностей, которое закрывается

Переход на реестровое рекрутинговое ПО как способ защиты

Крупные работодатели — Ozon, Дикси, компании экосистемы Сбера и другие — уже переводят часть HR-бюджетов в формат закупки лицензионного рекрутингового ПО из реестра Минцифры. Это не просто смена инструмента, а продуманная финансовая стратегия.

Ключевой тренд 2025 года — уход от зоопарка мелких подрядчиков к консолидированным решениям. Вместо 5–10 разных контрагентов компании выбирают комплексные платформы, которые объединяют:

многоканальную лидогенерацию с оплатой за квалифицированные данные кандидатов;

автоматическую фильтрацию и предварительную квалификацию соискателей;

контакт-центр (телефония, voice-боты, сценарии автодозвона);

интерфейс для работы с заявками от филиалов и линейных руководителей;

сквозную аналитику по всей воронке;

сокращение управленческих расходов: меньше договоров, меньше ручного контроля, меньше нагрузки на бухгалтерию и юристов;

возможность налоговой оптимизации: расходы на ПО из реестра Минцифры можно учитывать в двойном размере при расчёте налогооблагаемой базы.

Фактически рекрутинговый процесс, который раньше требовал сложной стыковки нескольких независимых подрядчиков, можно реализовать по принципу «одного окна» — в связке с одной платформой и одним набором интеграций. В этом месте для многих компаний логично рассматривать в том числе решения, совмещающие поиск работы и массовый подбор, такие как Вахта.ру.

Почему важно успеть до 31 декабря 2025 года

1. Сохранение логики бюджета 2025 года

Контракт, заключённый в 2025 году, позволяет сгладить последствия реформы:

лицензии на ПО из реестра Минцифры закупаются без НДС (что будет в дальнейшем — открытый вопрос);

к расходам на такое ПО применяется коэффициент ×2 при налогообложении, и это правило остаётся в силе в 2026 году;

рост страховых взносов не конвертируется напрямую в стоимость «единицы квалифицированных данных кандидата» в рамках уже подписанного договора.

Это не хитрая лазейка, а использование действующих норм: договор, подписанный в 2025 году, живёт по правилам 2025 года весь срок его действия.

2. Предсказуемость HR-бюджета на год вперёд

Фиксированная стоимость квалифицированных данных или закрытой вакансии на 6–12 месяцев даёт:

защиту от медиаинфляции и роста стоимости рекламы;

возможность точного планирования найма — без «сюрпризов» по цене в середине года;

дополнительный аргумент для CFO: риск расползания HR-бюджета минимизирован.

В среде высокой неопределённости управляемость затрат становится конкурентным преимуществом.

3. Налоговая и управленческая оптимизация

Меньше контрагентов — проще документооборот и ниже совокупная фискальная нагрузка. Лицензионный договор с одной платформой вместо набора агентских соглашений и подрядных договоров позволяет:

сократить число операций;

снизить вероятность ошибок в учёте;

оптимизировать налоговую базу.

Дедлайн: когда окно закрывается

Декабрь 2025 года — фактически крайний срок для заключения договоров с поставщиками лицензионных решений на условиях текущего налогового года. С 1 января 2026-го новые правила начнут действовать для всех: для ваших существующих подрядчиков, рекламных операторов, разработчиков ПО и сервисов, с которыми интегрируется Вахта.ру.

Практический план: четыре шага для тех, кто отвечает за деньги и людей

Уровень вовлечения: HRD, финансовый директор, операционный директор, иногда — директор по маркетингу или СЕО компании.

Шаг 1. Инвентаризация действующих подрядчиков

Срок: 1–2 недели

Что сделать:

Составить полный перечень подрядчиков по HR-направлению: платформы, агентства, контакт-центры, рекламные партнёры.

Уточнить систему налогообложения у каждого (ОСНО, УСН и т.п.).

Оценить, как изменится их себестоимость с 1 января 2026 года.

Зафиксировать, кто уже анонсирует повышение цен.

Это позволит увидеть реальный масштаб удорожания подборочных услуг для вашей компании.

Практический акцент

Особенно внимательно посмотрите на небольшие агентства на УСН. Если их выручка близка к критическому порогу, переход на общую систему в 2026 году резко увеличит их налоговую нагрузку — и ваши расходы.

Шаг 2. Смоделируйте бюджет с учётом новой реальности

Срок: 2–3 недели

Что учесть:

+30–40% к текущим расходам на подбор персонала при сохранении нынешней структуры подрядчиков;

резерв на индексацию ФОТ HR-команд (+10–15%);

рост цен на рекламу (+20–25%).

Альтернатива «просто добавить денег»

Вместо механического увеличения бюджета рассмотрите сценарий консолидации и оптимизации (Шаг 3). Именно здесь появляются решения класса Вахта.ру, совмещающие лидогенерацию, первичный отбор и удобные интерфейсы для HR.

Если отложить планирование до 1 квартала 2026 года, вы будете считать бюджет уже по новым ценам — и на услуги, и на софт, и на медиа.

Шаг 3. Изучите консолидированные платформенные решения

Срок: 2–4 недели

Задача — найти решения, которые закрывают основные функции рекрутинга в одном контуре:

омниканальное привлечение кандидатов (job-площадки, соцсети, партнёрские каналы, собственный трафик платформы Вахта.ру);

автоматическую фильтрацию и скоринг заявок;

контакт-центр с элементами автоматизации;

сквозную аналитику, понятные SLA и KPI.

Преимущества консолидированных HR-платформ:

меньше подрядчиков → меньше управленческих и юридических усилий;

прозрачная unit-экономика: вы понимаете стоимость квалифицированного контакта или закрытой вакансии;

возможность зафиксировать цену и защититься от медиаинфляции до конца 2026 года при заключении договора в 2025-м.

Шаг 4. Зафиксируйте условия с ключевыми партнёрами до 31 декабря

Срок: до конца года

Ваши действия:

Выйти на переговоры с теми подрядчиками, которых хотите сохранить в 2026 году.

Обсудить фиксацию цен или политику индексации не выше официальной инфляции.

Если рассматриваете работу с поставщиками лицензионного рекрутингового ПО и платформами вроде Вахта.ру — принять решения до конца 2025 года.

Если партнёр не готов фиксировать условия или отказывается от предсказуемой индексации — это сигнал искать альтернативы.

Как аргументировать перед руководством

Сейчас вы можете предложить рынку предсказуемый бюджет на длительный срок в обмен на стабильные условия. В 2026 году ситуация изменится: цены будут расти вслед за налогами, и рычагов воздействия на поставщиков станет значительно меньше.

Что будет, если ничего не менять

Компании, которые перенесут планирование и перезаключение контрактов на 1 квартал 2026 года, с высокой вероятностью получат:

уже повышенные цены;

меньшую готовность подрядчиков идти на уступки;

дополнительный стресс для HR и финансовых служб, вынужденных ужимать планы найма под новые условия.

Это не гипотеза, а прямое следствие логики налоговой реформы.

«Сэкономил N млн ₽ для бизнеса» — это уже не строчка, а стратегия

Налоговая реформа — масштабное событие для всей экономики. Государство последовательно сокращает дефицит бюджета, перекладывая часть нагрузки на бизнес. Это не хорошо и не плохо — это данность.

Но у компаний по-прежнему остаётся выбор.

Один сценарий — войти в 2026 год «как есть» и столкнуться с ростом расходов на подбор персонала на 30–50%.

Другой сценарий — заранее:

пересмотреть структуру подрядчиков;

перейти на консолидированные платформенные решения;

зафиксировать условия 2025 года на максимально возможный срок.

Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную юридическую консультацию. Перед принятием решения проверяйте актуальность норм и условия конкретного договора.